A implantação costuma levar poucas semanas, e a maior parte desse tempo não é trabalho técnico: é conferência de cadastro. O prazo depende de três variáveis da sua casa, não do fornecedor: o tamanho do catálogo, a quantidade de regras comerciais e quanto tempo a sua equipe tem para validar o que chegou.
Quem faz essa pergunta quer saber uma data: quando a equipe externa para de anotar pedido no papel. Vale conhecer as etapas para saber onde o prazo escapa.
Quais são as etapas da integração?
| Etapa | O que acontece | Duração típica |
|---|---|---|
| 1. Mapeamento | Que dado existe, onde mora e quem decide sobre ele | Poucos dias |
| 2. Carga e conferência | Clientes, produtos, tabelas e condições chegam e são conferidos | 1 a 2 semanas |
| 3. Piloto | Uma rota real, do pedido até a entrada no sistema | 1 semana |
| 4. Virada | O restante da equipe, com o caminho antigo ainda disponível | Poucos dias |
A etapa 2 é a que estoura. Não porque seja difícil, mas porque é quando aparecem os problemas de cadastro que ninguém sabia que existiam.
O que atrasa, na prática?
Nenhum dos atrasos mais comuns é técnico. Todos aparecem em projeto de qualquer fornecedor:
- O mesmo comprador cadastrado em três fichas diferentes.
- Preço que mora na cabeça de alguém, e não no sistema.
- Produto sem foto nem descrição, o que torna o catálogo inútil na visita.
- Ninguém designado para decidir, então cada dúvida espera uma reunião.
- Virada marcada para o fechamento do mês, quando ninguém tem tempo.
Cronograma: integrar a força de vendas ao ERP
As quatro etapas da implantação, o que atrasa cada uma e como encurtar sem quebrar.
- As quatro etapas e o que acontece em cada uma
- Os cinco atrasos mais comuns, com o antídoto
- Checklist de prontidão antes de começar
Como encurtar o prazo?
O jeito mais rápido de encurtar um projeto desses é chegar pronto na primeira reunião. Antes de começar, confira:
- O acesso ao sistema de gestão está liberado.
- Existe uma lista de clientes ativos, sem duplicidade.
- As tabelas de preço e as condições estão no sistema, não numa planilha paralela.
- Há uma pessoa com poder de decidir sobre cadastro.
- Dois vendedores foram escolhidos para o piloto.
- A data de virada não cai no fechamento do mês.
Seis itens. Quem marca todos costuma ver o prazo cair de semanas para dias, porque a etapa de conferência deixa de ser uma investigação.
Quando é melhor adiar?
Há momentos em que começar agora é desperdício:
- Troca de sistema de gestão prevista para os próximos meses.
- Equipe externa em reestruturação, sem saber quem vai atender quem.
- Revisão de tabela de preços ainda em andamento.
- Pico de sazonalidade, quando ninguém tem meia hora livre por dia.
Em qualquer desses casos, espere. Projeto atropelado custa mais caro do que projeto adiado.
Como a Altfor Sales resolve isso
A Altfor Sales é a força de vendas para equipes externas, e a implantação é feita por etapas, com a nossa equipe junto. Produtos, clientes, tabelas e condições vêm do seu sistema de gestão para o celular do vendedor, e o pedido fechado na rua volta sem redigitação.
